eSocial : Tudo o que você precisa saber

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial – é a unificação das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que as empresas devem cumprir, o qual foi instituído a partir do Decreto nº 8373 de 11/12/2014.

O arquivo é recepcionado pelo governo federal e direciona as informações dos empregados para a Caixa Econômica Federal – CEF, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB.

Assim, neste artigo vamos conferir sobre a obrigatoriedade, o prazo de entrega e as informações que constam no eSocial!

Informações do eSocial e Cronograma de envio

O arquivo do eSocial é composto de eventos de tabelas, não periódicos e periódicos.

O envio dos eventos deverá ser atendido conforme definido em cada fase:

 Até o início da obrigatoriedade, o eSocial passou por prorrogações e adaptações.

A implantação do sistema foi anunciada em dezembro de 2014, e em agosto de 2016 foi divulgado o cronograma para implantação. Posteriormente foram publicadas alterações e, entre elas, a ampliação no prazo para envio das informações da 1ª fase das empresas pertencentes ao 2º Grupo.

Já em 2019, após ouvir empresas, usuários e desenvolvedores do sistema, o governo anunciou a simplificação do eSocial, com a proposta de desburocratização, modernização, eliminação de pontos complexos e redução de informações prestadas.

Considerando o tratamento diferenciado às microempresas e às empresas de pequeno porte, a Portaria Conjunta nº 82 de 10/11/2020 orienta sobre o layout e o manual de aprovação do eSocial Simplificado e dispõe adequações para a redução do número de eventos, utilização de CPF como única identificação do empregado, simplificação nas informações de remunerações, entre outros.

Além disso, a Portaria Conjunta nº 76 de 22/10/2020 dispõe informações sobre a consolidação do cronograma eSocial, as quais podemos observar na tabela abaixo:

No eSocial, os dados referentes aos valores da folha de pagamentos são identificados por rubricas que equivalem às verbas, aos descontos e/ou adicionais percebidos pelos empregados.

As rubricas devem estar devidamente configuradas, com as informações de incidências de impostos e contribuições previdenciárias, para não ocorrer divergência na comunicação dos valores dos cálculos da folha de pagamento, férias, verbas rescisórias etc.

Substituições de obrigações

Para as empresas obrigadas ao envio, algumas declarações entregues anteriormente em outros tipos de formulários ou arquivos já estão sendo substituídas considerando que são atendidas com as informações preenchidas e transmitidas através do eSocial, como podemos observar abaixo:

Transmissão de informações

O eSocial não possui um programa para download ou qualquer tipo de Programa Validador e Assinador (PVA), mas a empresa pode optar por realizar a comunicação com o ambiente eSocial a partir da utilização de um software próprio.

O envio das informações é realizado em ambiente digital, assinado e transmitido com a assinatura do certificado digital, e o arquivo deve atender ao preenchimento dos dados solicitados conforme layout previsto em legislação. 

Nesse sentido, o ambiente eSocial Web possibilita que as empresas obrigadas ao envio do eSocial realizem consultas de inclusão, alteração, correção e exclusão de informações, disponibilizando as informações do evento e o recibo. 

Prazos para envio e multas no eSocial

Conforme as informações do Manual de Orientação do eSocial, os prazos de envio se organizam em:

É importante ressaltar que a empresa deverá atentar-se ao envio, pois as multas no eSocial são as mesmas já aplicadas conforme a legislação fiscal, previdenciária e trabalhista, ou seja, as autuações previstas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Assim, para melhor entendimento, veja abaixo os pontos que podem acarretar multa e autuações:

• Falta de envio, erros ou omissões na folha de pagamento (Art. 459 da CLT)
• Atraso na comunicação da admissão do trabalhador; (Art. 47 da CLT)
• Não comunicar alterações cadastrais e de contrato do empregador; (Art. 41 da CLT)
• Não informar a Comunicação de Acidente do Trabalho – CAT; (Art.19 da Lei 8213/91)
• Não informar os afastamentos temporários: férias, licença, auxílio doença, entre outros. (Art. 92 da Lei nº 8212/91)

Pontos de atenção para envio do eSocial

A empresa deve realizar a verificação nos cadastros que serão transmitidos ao eSocial e sanar as divergências. 

Sendo assim, é necessário efetuar a qualificação cadastral dos trabalhadores, pois qualquer inconsistência com relação à alteração do nome e aos dados do PIS irá impossibilitar o envio das informações no eSocial. 

Também é importante ficar atento às informações dos dados dos empregados no que diz respeito a dependentes e pensões, por exemplo, pois irregularidades nesses pontos acarretam erros nos cálculos da folha de pagamento.

 É preciso realizar conferências nas configurações das incidências dos impostos e contribuições, para que essas informações estejam alinhadas com a legislação para cada situação: pagamento, férias, aviso prévio, entre outros.

Por fim, analisar o enquadramento das alíquotas dos Riscos Ambientais do Trabalho (RAT) e do índice Fator Acidentário de Prevenção (FAP) para que não ocorra divergências no cálculo do INSS.

eSocial Doméstico

O ambiente eSocial doméstico foi disponibilizado em outubro de 2015 para atender às exigências da Lei complementar nº 150 de 01/06/2015, a qual institui o Simples Doméstico, objetivando o recolhimento dos impostos e das contribuições devidas de responsabilidade do empregador, em guia única.

O Módulo Simplificado do Empregador Doméstico pode ser acessado pelo site do eSocial através do certificado digital do empregador ou com o código de acesso gerado.

O empregador doméstico deve realizar o pagamento ao trabalhador e realizar o recolhimento da guia única até o dia 07 do mês seguinte ao da competência.

Nessa declaração, são informados os dados referentes ao vínculo empregatício, acidente de trabalho, férias, licença, impostos e contribuições previdenciárias.

Conclusão

Com a implantação do eSocial, as auditorias fiscais contam com as informações digitais transmitidas e possuem dados suficientes para efetuar os cruzamentos necessários, além de analisar se as empresas estão atendendo corretamente as obrigações com relação às normas trabalhistas, fiscais e previdenciárias. 

Nesse cenário, é essencial que as empresas tomem os devidos cuidados e realizem as adequações para minimizar os riscos de multas por inconsistências nas informações transmitidas.